Aktualności

Projekt ustawy o „sygnalistach” – konsekwencje dla przedsiębiorców

W dniu 18 października 2021 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa (ustawa o tzw. sygnalistach). Projekt ten jest aktualnie na etapie konsultacji oraz opiniowania. Oznacza to, że może on ulec pewnym zmianom. Jako prawdopodobny termin uchwalenia nowych przepisów wskazuje się, zgodnie z rządowymi zapowiedziami, pierwszy kwartał 2022 r. Przedsiębiorcy oraz podmioty publiczne będą zatem miały mało czasu, aby przygotować w swoich strukturach wdrożenie nowych przepisów.

Kim jest sygnalista i jaka przysługuje mu ochrona?

Zgodnie z projektowaną ustawą sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Zgłaszającym może być w szczególności: obecny lub były pracownik, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, czy osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej. Sygnalistą zatem w praktyce może być każda osoba, która jest zaangażowana w funkcjonowanie danego przedsiębiorcy. Zgłaszający nie musi być jednak jego pracownikiem.

Ustawa przewiduje, iż osobie będącej sygnalistą przysługuje ochrona przede wszystkim przed: zwolnieniem, zmianą warunków zatrudnienia na mniej korzystne oraz wszelką formą mobbingu i dyskryminacji, które byłyby formą represji w związku ze zgłoszeniem. Przedstawione formy ochrony stanowią zakaz podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych ze strony przedsiębiorców. Należy zwrócić także uwagę na to, iż inną postacią ochrony sygnalistów jest obowiązek zapewnienia im poufności danych osobowych w związku z dokonanym zgłoszeniem. Na przedsiębiorcy zatem będzie ciążyć obowiązek podjęcia stosownych działań, by osoby trzecie nie dowiedziały się o zgłoszeniu oraz o danych zgłaszającego.

Kto będzie musiał wdrożyć przepisy ustawy o sygnalistach?

Przepisy ustawy o sygnalistach nakładają obowiązki związane ze zgłaszaniem nieprawidłowości na przedsiębiorców oraz na podmioty publiczne.

Obowiązki wynikające z ustawy o sygnalistach będą musieli stosować przedsiębiorcy- pracodawcy, którzy:

1) zatrudniają ponad 250 pracowników – podmioty te będą zobowiązane do wprowadzenia stosownych procedur ochrony sygnalistów w terminie 14 dni od daty wejścia w życie ustawy;

2) zatrudniają pomiędzy 50 a 249 pracowników – w stosunku do tych pracodawców został przewidziany wydłużony okres na wprowadzenie zasad ochrony sygnalistów, bowiem podmioty te będą musiały wdrożyć przepisy ustawy najpóźniej do 17 grudnia 2023 r.

W przypadku przedsiębiorców, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników, ustawa nie nakłada obowiązku wprowadzania procedur ochrony sygnalistów. Niemniej jednak podmioty takie mogą dobrowolnie wprowadzić właściwy im system ochrony.

Jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu?

Ustawa o sygnalistach stanowi, że naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, które dotyczy obszarów i dziedzin enumeratywnie w niej wymienionych np. zapobieganiu praniu pieniędzy, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, czy ochrony konsumentów. Pracodawca jednak ma możliwość ustanowić zgłaszanie w swoim zakładzie pracy innych naruszeń, aniżeli te, które zostały wymienione w ustawie o sygnalistach.

Niezwykle istotny jest fakt, że przepisów ustawy o sygnalistach nie stosuje się, jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego. Oznacza to, że osoba dotknięta np. dyskryminacją u danego przedsiębiorcy nie będzie mogła skorzystać z ochrony przewidzianej w ustawie o sygnalistach. Jednakże jeśli osoba taka będzie zgłaszała dyskryminację w pracy w stosunku do większej liczby osób, to w takiej sytuacji będzie objęta ochroną sygnalistów.

W jaki sposób pracodawca może przygotować się na wdrożenie ustawy o sygnalistach?

W pierwszej kolejności pracodawca obowiązany jest do przyjęcia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, który określa wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Pracodawca będzie zobowiązany do zapoznania pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy.

Następnie należy stworzyć wewnętrzne kanały zgłoszeń. Sposoby przekazywania zgłoszeń obejmować mają przynajmniej możliwość dokonywania zgłoszeń na piśmie lub ustnie. Mogą to być zatem np. aplikacje, które będą umożliwiały złożenie zgłoszenia przez sygnalistę lub stosowne formularze udostępnione na stronach internetowych pracodawców.

Przedsiębiorca objęty działaniem ustawy będzie obowiązany także do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. W rejestrze takim mają być gromadzone dane dotyczące: numeru sprawy, przedmiotu naruszenia, daty dokonania zgłoszenia wewnętrznego, informacji o podjętych działaniach następczych, jak również o dacie zakończenia sprawy.

Ponadto będzie zobowiązany do stworzenia właściwej procedury wyjaśniającej, która pozwoli ustalić, czy doszło do naruszenia prawa. Podmiot ten powinien także wskazać właściwy organ wewnętrzny lub organ zewnętrzny np. kancelarię prawną, który przeprowadzi całe postępowanie od zgłoszenia do zakończenia sprawy.

Przepisy karne

Ostatnią istotną kwestią, która dotyczy ustawy o sygnalistach są przewidziane w niej przepisy karne. Wprowadzają one ryzyko poniesienia odpowiedzialności karnej do 3 lat pobawienia wolności za m.in. nieustanowienie lub niewłaściwe ustanowienie wewnętrznych procedur zgłaszania, czy podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów.

Autorzy:

Michał Kaleta- aplikant adwokacki,

Rafał Machecki- adwokat.